Plantilla para Descripción de Tareas: "Cómo se hace..."

Título de la Tarea: Cómo [Verbo de la Acción] [Objeto de la Acción]

1. Objetivo de esta Guía

• ¿Qué aprenderás? Describe brevemente la habilidad o tarea específica que el usuario aprenderá a realizar con esta guía.
• Resultado Esperado: ¿Qué logrará el usuario al seguir estos pasos?

  Ejemplo: "En esta guía, aprenderás cómo realizar el Check-in de un huésped en el sistema HOTEL RATIO. Al finalizar, podrás registrar la llegada de un cliente y asignarle una habitación de forma efectiva."

2. Prerrequisitos

Enumera cualquier condición, permiso o información que el usuario debe tener antes de comenzar la tarea.

• Acceso al módulo Recepción del software HOTEL RATIO.
• Conocimiento básico de navegación en el sistema.
• Datos de la reserva o del huésped (nombre, ID, etc.).
• Habitación limpia y disponible.

3. Pasos a Seguir

Proporciona instrucciones numeradas y detalladas. Cada paso debe ser una acción clara y concisa. Incluye capturas de pantalla si el paso implica una interacción con la interfaz.

Paso 1: Abrir el Módulo de Check-in

1. Dirígete al Menú Principal.
2. Haz clic en el módulo "Recepción" (icono verde).
3. Dentro de la sección de Recepción, asegúrate de estar en la pestaña "Check-in" (si existe, o la relevante como "Clientes").

• (Opcional: Resaltar la ruta de clic en la imagen)

Paso 2: Localizar la Reserva del Huésped

1. En la barra de herramientas del módulo, haz clic en el icono "Buscar" (lupa).
2. En la ventana emergente de búsqueda, introduce el Nombre del Huésped o el Código de Reserva.
3. Haz clic en "Aceptar" o presiona Enter.

• Resultado Esperado: La reserva del huésped aparecerá en la lista de resultados o directamente en el formulario principal si solo hay una coincidencia.
• Si no encuentras la reserva: Si la reserva no aparece, verifica que los datos de búsqueda sean correctos o considera si es un huésped sin reserva (consulta la guía "Cómo crear una nueva reserva sin reserva previa").

Paso 3: Verificar y Completar Datos del Huésped

1. Revisa los Datos Generales del huésped que el sistema ha cargado (Nombres, Apellidos, Id. Fiscal).
2. Solicita al huésped su documento de identidad y compara la información.
3. Si es necesario, completa o actualiza los campos requeridos en las pestañas Datos Generales y Localización.

• Nota: Asegúrate de que todos los campos marcados con un asterisco (*) estén llenos.

Paso 4: Asignar Habitación

1. Dentro del formulario de Check-in, busca la sección de "Asignación de Habitación".
2. Haz clic en el botón "Seleccionar Habitación" o en el icono de "Rack de Habitaciones".
3. Elige una habitación que esté marcada como "Limpia y Disponible" del listado o diagrama visual.
4. Haz clic en "Confirmar" o "Asignar".

• Advertencia: Si la habitación no está limpia, el sistema podría emitir una advertencia. Consulta con el personal de limpieza si es necesario.

Paso 5: Procesar Pago Inicial / Depósito

1. Navega a la sección de "Pagos" o haz clic en el botón de "Procesar Pago".
2. Selecciona la Forma de Pago (ej., tarjeta de crédito, efectivo).
3. Introduce los detalles del pago y el Monto del Depósito o el pago inicial.
4. Haz clic en "Procesar Pago" o "Cobrar".

• Resultado Esperado: Una confirmación de pago exitoso. Si falla, el sistema mostrará un mensaje de error.

Paso 6: Finalizar el Check-in

1. Una vez que todos los datos estén completos y el pago procesado, haz clic en el botón "Finalizar Check-in" o "Guardar Check-in" en la parte inferior o superior del módulo.
2. El sistema confirmará la acción y el estado de la reserva cambiará a "Check-in Realizado".

4. Solución de Problemas Comunes

• Problema: "No puedo encontrar la reserva del huésped."
  • Posible Causa: Errores de tipeo, la reserva no existe o está inactiva.
  • Solución:
    • Verifica la ortografía y los datos de búsqueda.
    • Prueba con solo el apellido o parte del nombre.
    • Consulta con el departamento de reservas.
    • Si es necesario, inicia un proceso de "Check-in sin reserva".
• Problema: "La habitación asignada no aparece como limpia."
  • Posible Causa: El personal de limpieza aún no ha actualizado el estado.
  • Solución: Contacta a limpieza para que actualice el estado o asigna otra habitación limpia.

5. Consejos Adicionales

• Siempre entrega la llave/tarjeta de la habitación al huésped después de confirmar el check-in en el sistema.
• Informa al huésped sobre el horario de desayuno, Wi-Fi, y otras amenidades importantes del hotel.